2006年10月25日 (水)

やっとゴールに辿りつけます

 一年ちょっとのISO9001認証取得活動において、
第二段階審査を8月末に終え、今月末にやっと英国から
登録証が届くこととなりました。

 審査終了から二ヶ月かかりましたので、
正直気持ちの盛り上がりが今ひとつという感じで、
実際、登録証の実物(紙だと思うんですけど)を
手にしないことには落ち着きません。

 さて、前回の更新からからだいぶ間があいてしまいましたが、
このブログでも再三申し上げているとおり、
ISO9001の規格要求事項を過大解釈しない!
というのが、認証取得活動の最大コツなのです。

 またこれもご存知のことと思いますが、
ISO9001の認証を取得した企業のうち、厳格過ぎるルール化や
多大な記録類に振り回されている場合が多くあると聞きます。

 何故そうなるのでしょう。

 私が思うに、その原因の多くは、自分たちのやり方を信じず、
何から何までISOの規格に合わせてしまう考え方にあります。

 もっともそれはムリもないです。
 いきなりあの規格要求事項を見せられれば、
誰だってそのとおりにやらないといけないって思っちゃいます。

 それにこれは悪口になるのであまり言いたくはないのですが、
ISOの取得を目指す99%の企業は、コンサルタントから指導を仰ぐワケで、
その時にいきなり、

「文書規程はありますか?なければ作ってください!」

なんて言われて、要求事項の内容、それも初めて聞く用語などを
耳にしたあかつきには、さらに気持ちが動揺してしまうのは当たり前です。

 何を隠そう私も、要求されているコトをすべてやろうとすれば
これはえらいことになるぞと思い、現場の人たちから猛烈な反発を
くらうのを覚悟しなければならない、と腰が引ける思いでした。

 でも手前味噌ですが、「腰が引ける」ぐらいの気持ちで始めたのが、
結果的にいい方向へ転がったと思います。

 事務局を任されている方ならお分かりになると思いますが、
「コンサルタント」と「現場」の板ばさみにならざるを得ない状況というのが、
必ず生じるワケです。

 「こうしてくださいっ!」

 なんて目を吊り上げて言わなければいけない場面が出てきます。

 でもそれをやらずに現場のヒトたちにISOのコトを理解してもらえれば、
一番いいワケで、私の場合腰が引けたお陰で現場のヒトたちにはソフトに接しました。

 その結果、

 「何とか今のウチの会社のやり方をそのままに、
ISOの規格をくっ付けられないものか」

 後日談ですが、出来上がった品質マニュアルには「引用」
というコトバを多く使っています。
 「引用」とは悪い言い方をすれば「こじつけ」です。

 私はこの「こじつけ」を頻繁に使うことで、
現場からの反発を最小限に抑えられたと思っています。

 でも不思議なものですが、私が「こじつけ」ようとすると反対に
そんな解釈でいいのか、と言って来るヒトが出てきます。
 ココがとても大事なのですが、ISO9001を導入することをきっかけに、
今の仕事のやり方を見直そうと考えるヒトがいるのです。

 正直コレは事務局として嬉しかったです。

 こうなるといい意味で私の懸念は吹っ飛ぶ
と同時に事務局の出番がなくなり、
静かに見守っていると、現場のヒトたちが
自分たちでやり易い方法を探し出し、
それを運用するシステムが動き出していきました。

 すげぇー。

 ウチの会社の現場にいるヒトたちの実力を垣間見た気がしました。

 でもそう上手くいってばかりではありません、現場の理解が得られれば
今度はコンサルタントから指導が入ります。

 特に品質マニュアルは、私が事務局の特権で相当コンパクト
にしましたので、(表紙を入れて32ページしかありません)

 「はしょりすぎです!」

 なんて怒られたりなんかもしましたが、「こじつけた」箇所はその大部分を
そのままの形で残させてもらいました。

 「こじつけ」たところの説明を「こじつけ」たのです。

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2006年9月 1日 (金)

一つの達成感を得た瞬間(とき)

 ISO9001認証取得活動も、昨日第二段階審査
を終え、一区切りつきました。

 結果は、不適合「0(ゼロ)」。

 予想していなかっただけに、それを聞いたときは
喜んでいい場面なのに、平然としている自分が
そこにいましたけど、
 あとは、審査機関から登録の連絡を待つばかり、
そのときに、実際認証登録のロゴを手にしたら、
あらためて、喜びがこみ上げて来るのかもしれません。

 最初のスタートから、昨日の審査まで、
思い起こすと色々なコトが思い出されるのですが、
もし、「認証取得を受けるコツって何?」と聞かれれば、
事務局がISO9001の規格要求事項の
一つ一つを、どこまで把握できるかに
かかっていると思います。

 うん?.........

 なんて、優等生的発言は全然意味ないですよね。
 把握たって、規格要求事項をどう活用するかが、
イメージできていなければ、何の役にも立たないからです。

 そこで私が言いたいのは丸暗記ではなく、
「あれっ俺知らないうちに、規格覚えてるじゃん!」
みたいな形です。
 「それができりゃ苦労しないよ」という声が
聞こえてきそうですが、私の実体験をお話し
させていただきます。

 どうやったら、136項目の規格要求事項が自然に
頭に入ってくるのか、
その方法は、頭からお尻まで、目を皿のようにして
文章を読んでも途中で気が滅入ってしまいます。
 ましてや、ほんとうに136項目もあるのかってコトです。

 「えっ!136項目じゃないの?」

 まずココで目からウロコを落としてください。
 確かに、要求事項を各章ごとに小さく分けた項目まで
数えれば、136になります。
 でも、そんな風に数えず、大きな分類で数えてみてください。

 すると、あれっ「51項目」しかありませんよね。
 これで先ずは、気を楽にすることが大切です。
そうやって一息ついたら次に、一番気になるところから読みましょう!

 一番気になるところ?
 そうです。ISOの認証取得で何が一番大変か。

 やっぱり、文書や記録類が増えて、にっちもさっちも
いかないところですよね。
 大抵、誰に聞いても口を揃えて言うはずです。

 「ISO入れたらさぁ、書類が増えて参ったよ」って

 そこで大事なポイント!

 ISO9001の規格って、
何でもかんでも文書化しろ、とか記録を残せって
要求しているのでしょうか? 

 答えはNO!文書化を要求しているのは「6項目」
記録について要求しているのは「21項目」だけです。
 そんなことどこに書いてあるのか、
 私のBlogのバックナンバーを参考にしてください。↓
http://tachiagejin.cocolog-nifty.com/goodluck_iso/cat3324785/index.html

 どうですか?書いてあったでしょ。 で、この後具体的にどうするか。
 難しくありません、先ずは要求されている「21項目の記録」が、
今、あなたの会社で使っている帳票類と、どのぐらいダブっているか、
これを調べるのです。

 「ギャップ分析」と言います。

 使い慣れているモノの方が良いに決まっているので、
それはそのまま使う、これは無いので、仕方なく、どうしても新たに
作らなければいけないモノは諦めて作る。
 このとき大事なことは、最後の最後まで今使っている帳票で
何とかならないか、と言うことをギリギリまで検討するコトです。

 ココは事務局の踏ん張りどころ、安易にISOの要求に
合わせたらダメですよ。

 この続きはまた今度。

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