2006年6月16日 (金)

出来る限り薄くするコトへの挑戦

ISO9001の認証取得において、
品質マニュアルを出来るだけ薄く作りたいと
思っているのは、どこの会社も同じだと思いますが、

ウチの会社も最初は、
タタキ台となるものをコンサルタントから
入手し、簡略化したものを目指しました。

しかし、書いてある内容がさっぱり理解できず、
規格要求事項をそのまま記載した様なマニュアルでは、
当然分厚くなってしまうことは必至でした。

そこで思い切ってスリム化しました。

最終的に出来上がったのは30ページ、
両面印刷ですので、
紙で言えば15枚程度に仕上がりました。

ではどうやって薄くできたのかと言うと、

まずは考え方にあります。

最初は、タタキ台を見ながら私を含む複数(正確には3人)
の人間が、ろくに規格要求事項も読まずに、また理解もしていないにも
関わらず、色々と言うものですから全然前に進みません。

せめて「てにをは」や「誤植」を指摘するのが精一杯、
ISO9001の規格要求事項が一体何を言おうとしているのかが、
まるで見えてきませんでした。

そこで、ある段階から私が

「一人でやります!」宣言をし、

「足りない部分は後から付け加えればいいや」

と開き直り、ウチ従来の仕事に適用しない部分を
削りに削りました。
(詳しくは、このブログで以前に適用除外について
書いていますのでそちらをご覧ください↓)
http://tachiagejin.cocolog-nifty.com/goodluck/cat3400734/index.html

大は小を兼ねると言いますが、
品質マニュアルの作成の場合は全く逆です。

できるだけコンパクトな内容を目指し、
必要のない部分はどんどん省いていく、
そして、どうしても必要な手順だけを追記する、
と言う方法が適していると思いました。

と同時に、ISO9001をシンプルに取得し、
出来るだけ簡単に運用することを身上にしている
コンサルタントを二社見つけました。

(株)トーマツ環境品質研究所↓
http://www.teri.tohmatsu.co.jp/

アイソ・ラボ(株)↓
http://www.isolabo.com/

この二社を探し当てたのは、私にとって非常に大きかったです。
そして、共通して言っていたのは「過大解釈」こそが最大の
敵であるということでした。

ISO9001に合わせた仕事のやり方に変えるのではなく、
従来のやり方をあくまでもベースに、
自分達のやってきたオリジナルのやり方を基本に、
ISO9001の手法(ツール)をその中に取り入れると言う考え方だと
分かりました。

それから一気に道が拓け、
文書(ルール)化、記録様式の作成、手順の策定等において
会社ですでにやっている、普段皆が行っているプロセスを踏まえた
品質マニュアルの形に近づきました。

実際、コンサルタントにそれを見せると

「だいぶ端折りましたね」

と言われましたが、内容的に問題はないと言ってもらえました。

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